Excel для профессионалов
Чек-лист проверки книги Excel перед отправкой
Больше никаких ошибок
"Сначала подумай, потом отправь, ПОДУМАЙ -> ОТПРАВЬ, не наоборот!" - звучало в моей голове, а указательный палец предательски нажимал на левую кнопку мыши, отправляя e-mail внешним партнерам...
Бывало у вас так? Отправляешь файл, а потом думаешь... Стоп, а я же не проверил, вдруг там в файле какие-то связи остались или супер секретные данные?

У меня к счастью практически не бывает таких опасных пересылок, а вот моему знакомому одна такая отправка письма стоила достаточно высокой должности и стабильной работы с зарплатой 2 раза в месяц. А всё потому, что в файле был скрытый лист с внутренними данными по ценам и ценовой политике.
Как избегать таких нелепых ошибок и что в первую очередь надо проверить перед отправкой книги Excel? Разбираем в сегодняшней статье.
Чек-лист проверки книг Excel перед отправкой
1
Связи файла
Часто книги Excel взаимосвязаны - данные из одной книги подтягиваются в другую и в итоге при отправке данные могут "слететь". Как проверить такие внешние связи:
Данные -> Изменить связи
В файле на отправку нужно выбрать все связи и нажать кнопку "Разорвать связь" - в таком случае данные, которые вставали формулами из других файлов, сохранятся значениями
2
Скрытые листы
Вот это как раз то, на чём погорел мой друг :(
В книгах Excel могут быть листы, которые не отображаются на панели листов. Для того, чтобы отобразить скрытые листы, нужно нажать правой кнопкой мыши на любой лист и выбрать в появившемся меню "Показать" или "Отобразить" (зависит от версии).
Кстати если в книге более одного скрытого листа, для каждого придётся идти в меню и нажимать "Показать". Отобразить несколько листов сразу можно только при помощи макроса
3
Скрытые строки и столбцы
Ещё один подвох в Excel - скрытые столбцы и строки.
Для их отображения можно выделить весь лист, нажать правой кнопкой мыши на область названия столбцов и выбрать "Показать", затем нажать на область строк, и также выбрать "Показать".
Единственный подвох будет, если строки скрыты "хитрым способом" - можете почитать про него в нашем блоге в статье "Как свести коллег с ума"
4
Параметры печати
Если вы не выставите параметры печати в ваших отчётах - никакой ошибки не возникнет, но эта рекомендация оставлена в Чек-листе как правило хорошего тона. Всегда приятно получать профессионально сделанные файлы. Так что это не правило, а скорее рекомендация.
5
Скрытые фигуры и объекты
Возможно вы встречали такие файлы, которые весят 19 Мб, открываешь их - а там одна табличка на 5 строк. Одна из причин таких историй - фигуры и объекты на листе. Особенно этим "болеют" выгрузки из ERP-систем, поэтому если вес файл подозрительно большой, проверьте этот пункт.
6
Имена в файле
Очень часто при копировании листов и диапазонов из других книг, появляются имена, которые становятся неактивными. Проверить наличие имен можно через вкладку Формулы -> раздел Определенные имена -> Диспетчер имен
7
Проверьте сведения о файле
Кто автор файла? Кем изменен? Когда? Перед отправкой файла проверьте через Файл -> Сведения, что там содержится, нет ли конфиденциальной информации
8
Сохранить файл в pdf
Если вам нужно отправить одну таблицу с данными, лучше сохраните файл в pdf - тогда все предыдущие пункты можно не проверять :) Как это сделать:
1. Настроить параметры печати
2. Файл - Сохранить как - В типе файла выбрать "PDF"
Надеюсь, статья была вам полезна, а если вы хотите стать настоящим профессионалом в Excel - приходите к нам на курсы!
Made on
Tilda